Whereby – Alles über das Videokonferenz-Tool

March 18, 2024 Creatorway Podcast

Videokonferenzen und Online-Meetings sind aus dem Creator-Alltag nicht mehr wegzudenken.

So auch für Sara Gisbella. Sara ist Brand- und Webdesigner und unterstützt aufstrebende Unternehmen. In diesem Gastartikel zeigt sie dir, warum Whereby neben Zoom Microsoft Teams und Google Meet ein echter Geheimtipp ist!

Du erfährst auch, was die DSGVO-konforme Alternative zu den „Großen“ alles kann und warum Sara von Zoom zu Whereby gewechselt ist.

Let’s go!

See this content in the original post

Was ist Whereby?

Whereby ist ein norwegisches Videokonferenz-Tool, mit dem du

Video Calls,
Online Meetings und
Webinare

veranstalten kannst – und das ohne komplizierte Einrichtung.

Das Ganze funktioniert nämlich ohne Download und Installation eines Programms, sondern ganz einfach über den herkömmlichen Browser, selbst auf mobilen Geräten.

Egal ob 1:1 Online Meetings, Gruppen-Calls, Webkonferenzen, virtuelle Präsentationen und Webinare, Whereby kann (fast) alles, was Zoom und Co. auch können.

ABER: Das alles DSGVO-konform und optisch ansprechend gestaltet.

Die wichtigsten Funktionen von Whereby

Die Benutzeroberfläche von Whereby ist übersichtlich und intuitiv gestaltet.

Mega Raumgröße

In sogenannten virtuellen Räumen mit bis zu 200 Teilnehmern (je nach gewähltem Tarif – dazu aber später mehr) finden die Meetings statt.

Persönliche Meetings

Und das Coole ist, du kannst die Links der Räume ganz individuell anpassen!

Auch optisch kannst du die Räume mit deinem eigenen Branding personalisieren.

Du kannst beispielsweise

dein eigenes Logo und
einen eigenen Hintergrund

einfügen.

Dadurch wirken die Räume nicht nur super professionell, sondern sie helfen dir auch, deine Marke in den Fokus zu rücken.

Ich finde, dadurch wirken die Meetings viel persönlicher als die Standard-Meetings von Microsoft Teams, Zoom und Co.

Vom schwarzen bis bunten Branding kannst du alles auswählen!

Hier ein Beispiel mit in Whereby enthaltenem Branding:

Je nachdem, für welche Whereby-Version du dich entscheidest, kannst du verschieden viele Räume erstellen. Und diese ganz easy optisch anpassen.

Features für kollaborative Sessions

Und natürlich unterstützt Whereby die wichtigsten Features, die man für kollaborative Sessions braucht:

Bildschirmfreigabe
Chat
Breakout Rooms
Warteräume
Emoji-Reaktionen
Video-Effekte wie Hintergrundbilder

Thumbs up!

Tools-Integration

Zusätzlich kannst du wichtige Tools wie

Google Drive,
Miro,
Trello und
YouTube

in Whereby integrieren, um das Maximum aus deinen Meetings herauszuholen.

Einfache Handhabung

Vor allem für die Teilnehmer ist die Verwendung von Whereby super easy:

Einfach den Meeting-Link anklicken, den eigenen Namen eingeben und fertig!

Keine nervigen Updates mehr, wenn man gerade einem Call beitreten möchte.

Selbst für technisch weniger erfahrene Teilnehmer ist das kinderleicht.

Whereby funktioniert übrigens auf allen gängigen Betriebssystemen und auch auf dem Smartphone.

Aufzeichnung von Meetings

Und was oft unerlässlich ist: Die Sitzungen lassen sich auch aufzeichnen.

Die Aufnahmen werden lokal im Browser gespeichert und können dann heruntergeladen werden.

Was auch super praktisch ist, ist, dass die Aufnahmen als .webm Dateien, also web-optimierte Videodateien, gespeichert werden.

Dieses Format spart jede Menge Speicherplatz und ist super, wenn du die Aufnahmen mit anderen teilen möchtest.

Einziges Manko: Achte darauf, dass dein Browser-Cache genug Platz für die Aufnahme bietet.

Aber bisher hatte ich noch keine Probleme damit und das, obwohl ich sehr regelmäßig Calls aufnehme (oft über eine Stunde lang). 😉

Wie sicher sind meine Daten?

Bitte beachte, dass dies keine Rechtsberatung ist!

DSGVO-konform

Whereby ist nach eigenen Angaben 100 % DSGVO-konform und nimmt Privatsphäre und Sicherheit sehr ernst. Auch in der kostenlosen Version sind alle Sessions verschlüsselt.

Europäische Server

Das Unternehmen nutzt ein weltweites Netzwerk an Servern, verspricht aber, dass alle Nutzer, die sich in einem EU-Land befinden, auf jeden Fall auf einen europäischen Server geleitet werden.

Kein Tracking der Daten

Whereby verspricht außerdem, dass das Unternehmen keine Meeting-Daten trackt, speichert oder an Dritte verkauft.

Alles, was in den Räumen passiert, ist nur für Teilnehmer einsehbar.

“Abschließbare” Räume

Damit nicht jeder den Raum einfach betreten kann, können die Hosts den Raum abschließen (dies kannst du einmal einstellen und musst es nicht für jeden Call extra machen).

Die Teilnehmer können anklopfen und du kannst sie dann hereinlassen oder ablehnen.

Die Preise: Was kostet Whereby?

Whereby bietet verschiedene Tarife an, von einer kostenlosen Basisversion bis hin zu erweiterten Premium-Optionen mit zusätzlichen Funktionen.

Free Plan

Die Basisversion ist kostenlos und beinhaltet folgende Features:

1 Raum mit personalisiertem Link
45 Minuten Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern (1:1 Meetings haben aktuell keine Zeitbeschränkung)
Verschlüsselung

Pro Plan

Für den Pro Plan bezahlst du 6,99 $ im Monat oder 69 $ im Jahr.

Enthalten sind:

3 Räume mit personalisierten Links
Bis zu 100 Teilnehmer, mit 12 aktiven Video-Feeds gleichzeitig
Räume können mit deinem Branding angepasst werden
Aufzeichnung der Sessions

Business Plan

Der Business Plan ist für Teams mit mehr als 3 Mitgliedern gedacht. Pro Teammitglied zahlt man 9,99 $ monatlich (wenn du jährlich zahlst, gibt es 17 % Rabatt).

Jedes Teammitglied hat seinen eigenen Raum
Unbegrenzt viele Räume
Bis zu 200 Teilnehmer, mit 24 aktiven Videofeeds gleichzeitig
Räume können mit deinem Branding angepasst werden
Aufzeichnung der Sessions

Weitere Informationen findest du auf der Website von Whereby.

Ich nutze den Pro Plan und finde das Preis-Leistungs-Verhältnis mega. Bei dem Preis kann ich nun wirklich nicht meckern!

Embed Plan

Zusätzlich ist auch ein “Embed Plan” im Beta-Test (für min. 9,99 $ extra im Monat).

Mit diesem Plan kann Whereby Sessions in der eigenen Webseite eingebettet werden.

Das könnte für Coaches und Course Creator ganz spannend werden!

Whereby vs. Zoom

Nachdem im Sommer 2023 bekannt wurde, dass Zoom sich das Recht vorbehält Videomitschnitte u.Ä. für die eigene KI zu nutzen, habe ich beschlossen, dass es höchste Zeit wird, eine neue Videokonferenz Plattform zu suchen.

Zwar ist die Plattform schnell wieder zurückgerudert, aber Zoom ist dennoch datenschutzrechtlich bedenklich. Deshalb bin ich bei meinem Entschluss geblieben, eine Alternative zu suchen.

Und so bin ich auf Whereby gestoßen und geblieben!

Kundengespräche, Meetings und Gruppen-Calls

Als Brand- und Webdesigner habe ich jede Menge Calls mit Kunden und als Mentorin im Webdesigner Wunderland hoste ich regelmäßige kleine bis mittelgroße Gruppen-Calls.

Alles Nötige ist dabei

Beides funktioniert problemlos und es fehlen weder Funktionen noch Integrationen für Whereby.

Das Tool kann alles, was ich vorher auch in Zoom gemacht habe.

Du kannst

dein Bildschirm teilen,
Calls aufnehmen,
den Chat nutzen und
alles das, was man eben üblicherweise für solche Calls braucht.
Dies auch noch ohne Installation (!)
und DSGVO-konform.

Auch Verbindungsprobleme hatte ich weder seltener noch häufiger als bei Zoom.

Thumbs up!

Personal Branding

Ein weiterer Punkt, der Whereby von Zoom abhebt, ist natürlich auch der Look.

Ich habe meinen eigenen gebrandeten Hintergrund und mein Logo eingefügt, so wirkt das Meeting nicht mehr so steril und austauschbar wie bei anderen Anbietern.

Jeder Call sieht eben ein bisschen mehr nach “mir” aus.

Lieben wir!

Feedback der Teilnehmer

Das Feedback meiner Teilnehmer war bisher durchweg positiv.

Ihnen gefällt

die einfache Teilnahme,
der Look und
dass das Interface sich nicht zu sehr von anderen unterscheidet und deshalb intuitiv zu navigieren ist.

Preisvergleich

Ich nutze, wie bereits erwähnt, Whereby Pro (also den mittleren Tarif) und das reicht für meine Zwecke auf jeden Fall aus.

Für den vergleichbaren Plan bei Zoom habe ich 149 € im Jahr gezahlt, jetzt zahlen ich ca. 63 € (69 $) pro Jahr und vermisse nichts!

Kleines Zwischenfazit: Für alle, die Kundenmeetings und kleinere Gruppencalls beziehungsweise Webinare machen, ist Whereby mein klarer Favorit!

Große Gruppen und Webinare

Für größere Webinare und große Gruppen geht der Punkt allerdings an Zoom.

Warum?

Weniger Überblick

Der erste Grund ist, dass Teilnehmer keine E-Mail-Adressen angeben müssen, um einem Raum beizutreten. Sie müssen lediglich einen Namen wählen.

Das macht es bei großen Veranstaltungen schwer, den Überblick zu behalten, wer rechtmäßig Zugang zum Raum hat oder nicht.

Kamera der Teilnehmer

Je nach ausgewähltem Tarif können bis zu 100 bzw. 200 Leute am Meeting teilnehmen, aber es können nur bis zu 12 bzw. 24 Teilnehmer gleichzeitig ihre Kamera anhaben.

Das sollte in den meisten Fällen zwar kein Beinbruch sein, kann aber je nach Situation das Gruppengefühl negativ beeinflussen.

Fehlende Q&A-Funktion

Außerdem fehlt bisher eine ‘Frage & Antwort’ bzw. Q&A-Funktion.

Bei kleineren Veranstaltungen ist der Chat dafür völlig ausreichend.

Aber bei vielen Teilnehmern wird das schnell chaotisch.

Aufnahme des gesamten Browser-Tabs

Ich liebe an Whereby ganz klar, dass ich die Room-Links und Aufzeichnungen super easy teilen kann.

Aber ein Nachteil ist, dass die Videoaufnahme den gesamten Browser-Tab, in dem Whereby geöffnet ist, aufnimmt.

Also wenn der Host beispielsweise einen Teilnehmer stummschaltet oder eine Einstellung ändert, dann sieht man dies in der Aufnahme.

Das ist zwar eine Kleinigkeit, aber ich finde, dass es nicht den professionellsten Eindruck macht, wenn andere quasi sehen, wie ich moderiere.

Kleines Zwischenfazit: Für große Gruppen und Webinare ist Whereby noch nicht ganz ausgereift, da würde ich doch eher bei Zoom bleiben.

Die Vor- und Nachteile von Whereby

Für eine einfachere Entscheidung habe ich dir nochmal die Vor- und Nachteile von Whereby im Überblick zusammengefasst:

Vorteile

Einfache und benutzerfreundliche Handhabung
Intuitive Benutzeroberfläche und unkomplizierte Navigation
DSGVO-konform
Browser-basiert
Gleichbleibende Links mit personalisierter URL
Eigenes Branding
Überzeugendes Preis-Leistungs-Verhältnis
Speicher-schonende Aufnahmen
Screensharing, Breakout Rooms und andere gängige Features sind enthalten
End-to-End Verschlüsselung

Nachteile

Max. 100 bzw. 200 Teilnehmer (je nach Tarif) mit 12 bzw. 24 aktiven Kameras gleichzeitig
Weniger Integrationen verfügbar als bei Zoom und Co.
Aufnahme nimmt den gesamten Browser-Tab auf
Keine Q&A Funktion für Webinare

Fazit

Vor allem, wenn du Video-Meetings und kleinere Gruppen-Calls veranstaltest, ist Whereby eine benutzerfreundliche und günstige Alternative zu Zoom, Teams und Co.

Ich zahle deutlich weniger als bei Zoom, habe aber gleichzeitig mehr Kontrolle über die Räume.

Technisch konnte ich bisher keine Verschlechterung gegenüber Zoom feststellen. Stattdessen fühlen sich Meetings persönlicher und weniger steif an.

Zusätzlich gibt mir Whereby die Sicherheit DSGVO-konform zu sein und das Thema Datenschutz wesentlich ernster zu nehmen, als viele der “Großen”.

Ich habe das Gefühl, dass meine Privatsphäre und die meiner Kunden bei Whereby in besseren Händen ist als bei ähnlichen Tools.

Wenn du allerdings regelmäßig große Webinare mit vielen Besuchern veranstaltest, ist Whereby nicht optimal geeignet.

Aber insgesamt betrachtet ist Whereby meine klare Empfehlung!

Hast du noch Fragen? Stell sie gerne in den Kommentaren!

Diese Artikel könnten dich auch interessieren:

Über Sara

Sara Gisabella ist Brand- und Webdesignerin aus Frankfurt/Main. Sie hilft aufstrebenden Unternehmen mithilfe von Design, Markenstrategie und Webseiten, zu zeigen, was in ihnen steckt und dabei ein unverkennbares Markenerlebnis zu schaffen, dass sich von der breiten Masse abhebt.

https://www.saragisabella.com/