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Calendly - Alles, was du über die Terminplanungssoftware wissen musst

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Termine über Email zu planen ist das Unproduktivste, was du machen kannst. Jeder, der schon mal sieben Mails mit achtzehn Datumsvorschlägen hin und her gesendet hat, stellt fest: Och nööö!

Um dir so was ein für alle Mal zu sparen, kannst du ein fancy Tool wie Calendly nehmen. Was das kann? Termine koordinieren und so dafür sorgen, dass du überhaupt nix mehr mit der nervigen Arbeit drumherum zu tun hast.

Wie das geht und was das Ding genau kann? Zeigen wir dir in diesem Artikel! 😉​

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Was genau ist Calendly?

Vielleicht hast du bereits etwas von diesem Tool gehört, denn das Tool wird bereits von einigen Solo-Selbstständigen und Unternehmen genutzt. 

Calendly ist ein cloudbasiertes Terminplanungstool, welches den Prozess der Terminvereinbarung automatisiert. Mit diesem Tool kannst du deinen Kalender mit anderen teilen - was es viel einfacher und effizienter macht, einen passenden Termin zu finden. 

Was auch super ist, durch die verschiedenen Pakete (dazu später mehr 😉​) ist Calendly für dich alleine oder auch, wenn du in einem Team arbeitest, mega.

Lass uns nun genauer anschauen, was du mit dem Tool alles machen kannst! 👇​

Das kann das Terminplanungstool alles – Funktionen von Calendly

#1 Plane und verwalte deine Termine easy

Mit Calendly kannst du deine Verfügbarkeit verwalten - also in deinen Kalender eintragen, an welchen Tagen von wann bis wann du erreichbar bist. So bucht nicht irgendwer einen Termin zu unmenschlichen Zeiten ein. 


Funktionieren tut dies, indem du unter dem Navigationspunkt “Verfügbarkeit” deine Slots festlegst. Hier kannst du verschiedene Zeitslots definieren und diese für unterschiedliche Meetings verfügbar machen - sei es für ein kurzes 15-minütiges Gespräch oder eine ausführliche einstündige Besprechung.

#2 Super nice: Integriere andere Kalender

Was wir echt mega finden, ist, dass du deinen eigenen Kalender mit Calendly synchronisieren kannst - ob Google Calender, Outlook Office 365 oder iCloud. Dadurch hast du nicht das Problem, deine Termine händisch in den jeweils anderen Kalender eintragen zu müssen - denn ganz ehrlich, wer hat da schon groß Lust zu. Deine einzelnen Termine werden also automatisch übertragen und so werden Doppelbuchungen vermieden.


Das heißt, ciao übersehene oder doppelte Termine und hallo nahtlose Integration!

#3 Passe verschiedene Terminarten an

Du hast verschiedene Terminarten - zum Beispiel Kennenlerngespräche mit möglichen neuen Kunden, wöchentliche Teammeetings oder eine Online-Konferenz? Auch das kannst du bei Calendly einstellen. 

Bei Calendly hast du die Möglichkeit unter “Ereignistypen” deine unterschiedlichen Terminarten mit spezifischer Dauer und Verfügbarkeit zu erstellen. 


Was auch nice ist: Du kannst Vorabfragen definieren, die die Teilnehmer bei der Terminbuchung beantworten müssen. So kannst du sicherstellen, dass du alle für das Gespräch notwendigen Informationen im Voraus hast.

#4 Arbeite easy mit deinem Team zusammen

Wie wir oben schon kurz erwähnt haben, ist Calendly nicht nur für Solo-Selbstständige geeignet, sondern auch super für Teams. 

Teams haben die Möglichkeit, gemeinsam Termine zu planen - du kannst also verschiedene Teammitglieder in einen Termin einladen. Für wiederkehrende Teammeetings könnt ihr auch wiederholende Termine einstellen und hierfür einen eigenen “Ereignistyp” erstellen.

#5 Workflows: Erhalte automatische Erinnerungen 

Mega, mega, mega!

Du kannst mit Calendly Workflows definieren, die dich enorm viel Zeit sparen lassen! 

Du hast beispielsweise die Möglichkeit, einzustellen, dass Calendly automatische Erinnerung und Bestätigungen per Mail an dich oder deine Gäste sendet und so nochmal an den bevorstehenden Termin erinnert. Diese Erinnerungen kannst du auch individuell anpassen lassen und auch in regelmäßigen Abständen automatisch verschicken lassen.


Auch nice: Die Erinnerungen können auch per SMS gesendet werden - nicht nur per Mail.

#6 Integriere andere Tools und Apps

Du kannst bei Calendly nicht nur Kalender integrieren, sondern auch viele andere Anwendungen, darunter CRM-Systeme, Videokonferenz-Plattformen wie Zoom und Microsoft Teams, sowie Abrechnungssysteme.


So kannst du deine ganzen Arbeitsprozesse in deine Terminplanung easy integrieren. Beispielsweise können Vertriebsmitarbeiter ihre Kalender direkt mit ihrem CRM-System verknüpfen, um automatisch Termine mit potenziellen Kunden zu koordinieren und deren Daten zu erfassen.

Und du kannst durch die Integration mit Marketing-Tools wie Mailchimp ganz einfach mit deinen Kunden kommunizieren!

Darum solltest du Calendly nutzen! – Die Vorteile

#1 Richtig nice: Spare Zeit durch automatisierte Terminplanung

Der Zeitfaktor spricht ganz klar für Calendly! Durch die Automatisierungen kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren und das ganze Orgakram dem Tool überlassen. Dies vereinfacht und beschleunigt deinen gesamten Planungsprozess. Und dadurch kannst du deine Zeit besser einplanen und in die Arbeit in dein Business investieren!

#2 Voll organisiert: Vermeide Terminüberschneidungen

Wie vorhin bereits erwähnt, vermeidest du Terminüberschneidungen durch die Echtzeit-Synchronisierung mit deinen Kalendern. So stellt das Tools sicher, dass keine Termine doppelt gebucht werden!

#3 Sehr professionell und flexibel

Durch die verschiedenen Funktionen kannst du das Tool an dich und deine Bedürfnisse individuell anpassen. Und das ist super, weil es dir so viel leichter fallen wird und es auch Spaß machen wird, mit dem Tool zu arbeiten. 


Es ist also egal, ob du Solo-Selbstständiger bist oder ein kleines Business oder ein größeres Unternehmen hast - Calendly kann durch die verschiedenen Pakete und Funktionen an dein Business und deine Ziele angepasst werden. Und das macht das Tool so professionell und flexibel!

Kommen wir nun dazu, was der ganze Spaß kostet! 👇​

Was kostet Calendly? – Die Preise und Pakete

Calendly bietet vier verschiedene Pläne an: Basic, Essentials, Professional und Teams. Und mit diesen hast du Zugriff auf unterschiedliche Funktionen - umso teurer das Paket, umso mehr Funktionen sind freigeschaltet.

Außerdem erhältst du bei erstmaliger Anmeldung eine kostenlose Testversion von 14 Tagen des Teams Plans - wenn das nicht nice ist!

Der kostenlose Basic Plan

Der Basic Plan ist kostenlos und eignet sich beispielsweise zum “Reinschnuppern” oder wenn dir als Einzelperson die grundlegenden Funktionen vollkommen ausreichen und du nur ab und an Termine koordinieren musst.

Der Essentials Plan mit mehr Funktionen

Mit dem Essential Plan hast du auf mehr Funktionen Zugriff, wie die Kalendersynchronisierung und die Erstellung von Erinnerungen und Benachrichtigungen. Monatlich zahlst du für dieses Paket $ 12, wenn du das jährliche Abo auswählst, sparst du fast 20% und zahlst nur $ 10 monatlich.

Der Professional Plan für erweiterte Anwendungen

Der Professional Plan ist super, wenn du noch mehr Funktionen für deine Arbeitsprozesse benötigst, wie erweiterte Automatisierungen und Integrationen mit anderen Geschäftsanwendungen. Dieser Plan bietet auch Support für mehrere Teammitglieder und die Möglichkeit, Workflows zu erstellen. Hier zahlst du monatlich $ 20 und bei einem Jahresabo $ 16.

Der Teams Plan für Teams und Unternehmen

Du arbeitest in einem Team zusammen oder in einem größeren Unternehmen? Dann ist der Teams Plan wahrscheinlich die beste Wahl für euch! Hier hast du Zugriff auf Funktionen für Team- und Unternehmensanwendungen inklusive fortgeschrittener Planungs- und Kollaborations-Funktionen. Hierzu gehören auch administrative Kontrolle, Berichterstattung und Analysefunktionen sowie vorrangiger Support. Der Preis für dieses Paket müsst ihr bei Calendly direkt erfragen.

Hier siehst du die einzelnen Preise je Paket im Überblick:


Schritt-für-Schritt-Anleitung: So richtest du Calendly ein

#1 Erstelle ganz easy und kostenlos ein Konto

Gehe auf calendly.com oder calendly.com/de/signup und melde dich kostenlos an, um ein Konto zu erstellen. Für die Registrierung brauchst du nur deine E-Mail-Adresse und ein Passwort. Danach kannst du mit den Einstellungen weitermachen. 😉


#2 Nehme Anpassungen zu deiner Arbeit vor

Nachdem du ein Konto bei Calendly erstellt hast, wirst du gefragt, wie du das Tool verwenden willst - also alleine oder im Team.


Sobald du dies beantwortet hast, wirst du gefragt, welche Art von Tätigkeit am besten deine Arbeit beschreibt. Dies ist wichtig, damit Calendly dir passende Einstellungen und Co. vorschlagen kann.


Sobald du auch dies beantwortet hast, kannst in Calendly weitere Anpassungen machen und bei den richtigen Einstellungen ein Häkchen machen. 👇​

#3 Personalisiere Calendly

Klicke dich nun durch die Navigation von Calendly und personalisiere das Tool nach deinen Vorlieben!

  • Definiere Ereignistypen und deine Verfügbarkeit

  • Lege deine Kontakte fest und lade Personen ein

  • Erstelle Workflows wie Erinnerungen und Benachrichtigungen

  • Integriere andere Apps und Kalender

  • Leite deinen Link weiter (an Kunden und Partner, per Mail, auf deiner Website oder auf deinem Social Media Account) und erstelle einen Weiterleitungsformular


#4 Lege Termine fest

Jetzt geht es an die Terminplanung!

Trage nun deine anstehenden Termine in Calendly ein oder erstelle ganz easy neue Termine. Hierfür musst du einfach auf den blauen Button links in der Navigationsspiele klicken.👇


Und deine geplanten Ereignisse findest du in einem mega übersichtlichen Kalender:


#5 Analysiere deine Termine

Wenn du schon das Vergnügen hattest, ganz viele Termine im Archiv zu haben, kannst du diese unter “Analytik” einsehen und Trends identifizieren.


#6 Stufe dein Abo hoch

Die aktuellen Funktionen reichen nicht aus?

Kein Problem! Auf deiner Startseite hast du die Möglichkeit, dein aktuelles Paket hochzustufen und so Zugriff auf mehr Funktionen zu erhalten!

Calendly versus andere Terminplanungstools

Calendly versus Doodle

Was ist besser?

Pauschal können wir das gar nicht so beantworten. Hier kommt es auf deine Ziele an und warum du ein Terminplanungstool nutzen möchtest.

Calendly bietet im Vergleich zu Doodle mehr Anpassungsoptionen und Integrationen.

Doodle ist eher auf einfache Umfragen zur Terminfindung spezialisiert und super nice, wenn du Gruppentermine koordinieren möchtest.

Calendly hingegen ist mega für die individuelle und geschäftliche Terminplanung, weil du hier detaillierte “Planungsregeln” erstellen kannst und andere Tools integrieren kannst, was Doodle nicht in gleichem Umfang bietet.

Calendly versus Google Calendar

Der Unterschied zwischen Calendly und Google Calender besteht darin, dass Google Calender ein grundlegendes Kalender- und Planungstool ist. 

Calendly ist aber speziell für die automatisierte Terminplanung mit erweiterten Funktionen und Integrationen entwickelt worden. Google Calendar ist super, wenn du persönliche Termine verwalten möchtest. Aber im Gegensatz zu Calendly fehlen dem Kalender von Google Funktionen, die mega für dein Business sind, wie Automatisierungen.

Wenn du Google Calender bereits nutzt, spricht aber nichts dagegen, dass du diesen Kalender in Calendly integrierst. 😉

Egal, ob du dich für Calendly entscheidest oder nicht - ein professionelles Terminplanungstool ist mehr als empfehlenswert! 

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