Warum ich jetzt eine "Prokrastinationsliste" führe

Verfasst von Victoria Weber
 
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Welche Aufgaben sorgen dafür, dass du scrollkrastinierst?

Wie kann ich mein Business voranbringen? Welche Sachen sollte ich dabei selbst machen und welche Aufgaben kann ich abgeben? Was sich für mich zur Beantwortung dieser Fragen als extrem aufschlussreich erwiesen hat, ist eine Prokrastinationsliste. 

Was es mit der Liste auf sich hat, wie ich sie in meinem Alltag nutze und warum ich die Liste äußerst hilfreich finde, das erfährst du in dieser Folge.

Links zur Folge:

  • Uneditiertes Transkript der Podcast-Folge:

    [00:00:00.000] - Victoria Weber

    Heute rede ich mit dir über was, was mir persönlich mega hilft, mir zu überlegen, wie ich eigentlich mein Business voranbringe und welche Sachen ich eigentlich selbst machen sollte und welche nicht. Und die Rede ist von einer Prokrastinationsliste. Was es damit auf sich hat und warum ich das Ding mega hilfreich finde und wirklich für mich jetzt im Prinzip den ganzen Tag und die ganze Woche nutze, das erzähle ich dir in dieser Folge. Du hörst den Creator Way-Podcast mit mir, Victoria Weber. Hier geht es Unternehmertum, Online-Marketing, spannende Profile in der Creator Economy, Geschäftsideen, Trends und regelmäßig behind the scenes von mir und meinen illustren Gästen. Schön, dass du zuhörst. Wie bin ich überhaupt auf dieses Thema gekommen? Also erstens lese ich gerade super viele Bücher in diese Richtung. Ein Buch, was ich schon ausführlich besprochen habe hier in diesem Podcast, ist das zum Thema buy back your time. Da geht es hauptsächlich darum, wie man delegiert, welche Tasks man wie mit einem Team zusammen machen kann und so weiter und so fort. Nach wie vor eine große Empfehlung. Aber ich gucke mir auch andere Bücher an, vor allem im Bereich Produktivität und Diverses. Dazu werden demnächst auch noch einige Folgen kommen im Buchclub hier im CreatorY Podcast.

    [00:01:24.090] - Victoria Weber

    Von daher kannst du schon mal dich geistig darauf gefasst machen. Eine Sache aber, die ich gar nicht spezifisch jetzt die ich irgendwo gelesen habe, sondern die einfach irgendwie entstanden ist in meinem Alltag. Und es kann sein, dass jemand anders da schon mal drüber geredet hat, ohne dass ich es weiß –, aber das ist eine Prokrastinationsliste. Und zwar habe ich festgestellt, dass es bei mir so ist, wenn ich viel zu tun habe – und das war im ersten Quartal jetzt gerade extrem heftig, muss ich sagen –, dann ist es so, dass ich ganz oft eine relativ große Reihe an Aufgaben habe. Und ich meine, da gibt es ja ganz, ganz viele Methoden, dass man zum Beispiel sagt: „Was sind die Was sind die Kategorien A? Sachen, die unbedingt sein müssen? Dann gibt es Sachen, die sind dringend oder andere, die sind wichtig. Und was nimmt man zuerst? Da gibt es wirklich super viele Systeme. Da schaue ich mir auch gerade einiges zu an. Unter anderem gibt es zum Beispiel das neue Feel Good Productivity von Ali Abdel, was wir auch hier besprechen werden. Vielleicht ist es auch zum Zeitpunkt dieser Folge schon rausgekommen. Wir werden auf jeden Fall alles, was ich dazu schon mal gesagt habe, in diese Show-Not setzen, zum Thema Produktivität und so weiter und alle folgen.

    [00:02:28.280] - Victoria Weber

    Aber wie gesagt, jetzt zu diesem ganz konkreten Thema Prokrastinationliste, ist es so, dass ich festgestellt habe, dass wenn ich persönlich mehrere Aufgaben habe, die sind, das eine ist wichtig, das andere dringend und so weiter und so fort, dann gibt es Sachen, zu denen ich eher tendiere, sie zu erledigen. Und es gibt Tasks, die werden einfach bis an die Kante des „Oh, jetzt wird es aber knapp zurückgedrängt von mir. Und da habe ich mir mal überlegt: „Okay, warum ist das so? Und interessanterweise ist es auch so – das habe ich schon ein paar Mal in diesem Podcast erwähnt –, dass es manche Aufgaben gibt, die finde ich eigentlich richtig blöd, aber wenn was noch Schlimmeres auf der Liste steht, dann erledigt die so zack weg. Das heißt, im Prinzip, wenn ich irgendwas quasi abgearbeitet haben möchte, was ich vielleicht jetzt nicht so super gerne mache, dann muss ich mir eigentlich nur was, was ich noch ungerne mache, auf die Liste schreiben und zack, kriege ich das irgendwie super hin. Von daher ist das ein interessanter Take, den ich für mich jetzt so auch irgendwie gelernt habe. Aber so sollte man ja seinen Alltag aufbauen. Und klar, es wird immer viele Sachen geben, die man nicht mag.

    [00:03:32.370] - Victoria Weber

    Das ist nun mal ein Teil der Sache. Ich zähle ja bekanntermaßen nicht zu denen, die sich hinstellen und sagen: „Alles ist Friede, Freude, Eierkuchen. Ich bin in meiner Energie und den ganzen Tag regnet nur der Glitzer vom Himmel. So ist das leider nicht, aber man muss sich ja diesem Szenario annähern. Da habe ich natürlich auch dran, ganz klar. Also für diese Einhorn-Glitzer-Welt bin ich natürlich hier auch angetreten und teile mit dir auch weiterhin den Weg dahin. Aber wie gesagt, ich bin jetzt noch nicht zum Super-Glitzer-Einhorn-Erlebnisding aufgestiegen, aber ich habe, wie gesagt, jetzt diese Prokrastinationsliste für mich entdeckt und das bedeutet, dass ich, wenn ich jetzt feststelle, was ich prokrastiniere, dass ich mir das auch wirklich notiere. Das heißt, ich schreibe mir dann so eine Liste und die ist wirklich supersimpl. Also man muss es überhaupt nicht komplizieren. Ich schreibe dann drauf: Dinge, die ich erledigen muss, Dinge, die ich stattdessen gemacht habe und wie leicht es mir gefallen sind und Dinge, die ich schon wieder weitergeschoben habe und wieder weitergeschoben habe und wieder weitergeschoben habe. Und das ist extremst aufschlussreich, kann ich dazu nur sagen. Und wenn man sich dann so eine Liste anguckt, dann kann man die relativ schlau für sich analysieren.

    [00:04:42.100] - Victoria Weber

    Nämlich kann man das dann unter Teilen in Aufgaben, wo man sagen kann, das sind Aufgaben. Warum macht man die überhaupt? Bringt das überhaupt ein Ergebnis? Das heißt, es gibt ganz viele so Minitask, wo man sich denkt: „Ja, okay, was würde eigentlich passieren, wenn wir die einfach weglassen? Das ist natürlich immer das Beste. Da gibt es auch ganz viele Leute, die sagen: „Erst mal gucken, was man eliminieren kann. Ich glaube, das war unter anderem auch in diesem My Back Your Time-Buch und in diversen tausend Videos, die ich mir dazu angeguckt habe. Also eliminieren, das ist natürlich immer das Beste. Dann natürlich: Gibt es jemanden im Team oder bräuchte man jemanden im Team, der das übernimmt, wenn man es selber nicht mehr machen möchte? Und aber auch die dritte Sache ist, wenn das wirklich einkommensproduzierende Tätigkeiten sind, ob man das überhaupt weiterhin machen möchte. Und ich habe wirklich festgestellt, dass ich im Alltag so viele verschiedene Tasks mache, aber es wirklich einen unendlich krassen Unterschied gibt, wie fokussiert und schnell ich daran auch bin, wie viel ich im Flow bin und so weiter. Und ich sage mal, bei einem Creator-Business überrascht es jetzt natürlich, glaube ich, keinen, dass man bei den kreativen Aufgaben meistens dazu tendiert, da besser dran zu sein.

    [00:05:47.500] - Victoria Weber

    Aber wenn es zum Beispiel auch zu viel ist, dann habe ich auch gemerkt, dass das bei mir weniger auf Knopfdruck funktioniert. Das heißt, wenn ich das Gefühl habe, „Oh, ist es so viel los?, dann fällt es mir sehr viel schwerer, auf Knopfdruck, ich sage jetzt mal, kreative Sachen abzuliefern, als wenn ein bisschen mehr Luft drin ist, obwohl es theoretisch eigentlich der gleiche Rahmen ist, aber tatsächlich auch dieses auf Knopfdruck kann ich eigentlich ganz gut, aber ich habe gemerkt, wenn zu viel ist, dann eben nicht. Und was da eben interessant ist, ist das folgende: Diese Liste führt dazu, dass ich gerade auf dem Trichter bin, Sachen vermehrt zu verschlanken, zu entschlacken und mal wieder auch wirklich zu gucken, welche der Tätigkeiten, die ich mache, bringen es eigentlich überhaupt in Anführungszeichen. Und welche mache ich nur, weil man es immer schon so gemacht hat, weil sie irgendwie Admin-Sachen sind und so weiter und so fort. Und da kommen dann interessante Zweitschlussfolgerungen. Zum Beispiel ist es so, dass viele Projekte, die bei uns so anstehen, dass es bei vielen Projekten gar nicht darauf ankommt, wie groß das Projekt ist. Das heißt, die Größe des Projekts ist eigentlich gar nicht das, was es sozusagen ausmacht, sondern es ist einfach nur die Anzahl der Projekte.

    [00:06:57.300] - Victoria Weber

    Und das bedeutet im Umkehrschluss, dass ich für uns jetzt ein To-Do, oder nicht ein To-Do, sondern im Prinzip ein Grundprinzip, jetzt rausgefiltern haben, nämlich: Wir müssen wirklich aufpassen auf die Anzahl der Sachen, zu denen wir überhaupt quasi Ja sagen, weil am Ende des Tages es Fehlerhafterweise immer so ist, dass man denkt: „Okay, es kommt drauf an, wie lang dauert das, wie und so und die Größe und so weiter. Aber jedes einzelne Ding, jedes einzelne Projekt, jede einzelne was auch immer, ist eine Sache, die die meistens sowieso natürlich mehr Zeit braucht, als man das denkt, aber selbst wenn man einen Puffer plant, die zumindest ein Slot entweder in deinem Kopf oder im gemeinsamen Kopf des Teams dann so drin ist. Und selbst wenn das vorbei ist, gibt es oft noch irgendwelche Nachbearbeitungs-Sachen und so weiter. Das heißt, die Anzahl der Projekte und der, in diesem Fall natürlich auch Kanäle, Content-Kanäle, was auch immer du eben machst, einfach die pure Anzahl sorgt dafür, dass Sachen anfallen, die sich einfach so krass summieren, dass man im Prinzip an einer bestimmten Stelle nicht mehr weiterkommt, wenn man einfach so weitermacht. Und deswegen bin ich jetzt in einer Art – kann man das noch Frühjahrsputz nennen?

    [00:08:07.640] - Victoria Weber

    – also wirklich heftig am Ausselektieren, wo man Sachen wegnehmen kann. Und das fällt Leuten wie mir unfassbar schwer, kann ich dazu nur sagen. Und ich bleibe auch dabei, dass, was ich schon ein paar Mal in diesem Podcast gesagt habe, dass ich glaube, dass wenn man relativ am Anfang ist, dass es keine kluge Idee ist, sich alles 20.000-mal zu überlegen und zu sondieren und zu „Mh und so weiter, sondern dass man da erst mal echt viel einfach auch testen muss und wild vor sich hin agieren und einfach mal in verschiedene Richtungen die Fühler ausstrecken muss, bin ich nach wie vor überzeugt. Aber wenn man jetzt schon ein bisschen weiter ist, dann stelle ich immer wieder fest: „Oh, man muss im Prinzip eigentlich eher wegstreichen als hinzunehmen, weil man einfach von der Natur aus das Menschen immer Sachen hinzunehmt. Das ist zumindest bei im Prinzip fast allen Leuten, die ich kenne: „So, hier noch eine coole Möglichkeit, da noch was Cooles. Also je mehr man auch Reichweite hat, je mehr man mit Leuten zu tun hat, je größer das Netzwerk wird, desto mehr krasse und richtig coole Gelegenheiten kommen auf einen zu. Und ich persönlich stelle fest, dass die Neinsagefähigkeit immer mehr über den Erfolg der einzelnen Projekte entscheidet und dadurch auch einfach die reine Quantität der Projekte oder auch Partnerschaften oder egal was oder Content-Credit und so weiter im Prinzip im Zaum gehalten werden muss.

    [00:09:26.360] - Victoria Weber

    Und das finde ich ein sehr, sehr schwieriges Ding, denn am Anfang muss man zu allem ja sagen, man muss sagen „Yeah, Juhu und sich überall reinstürzen und irgendwann kommt so ein Punkt und der kommt nicht einfach so, sondern das ist das Schleichen, wo man merkt, „Wow, jetzt ist es gerade einfach ein bisschen zu viel. Und ich finde es wirklich Hardcore zu Sachen nein zu sagen, die wirklich sehr, sehr, sehr gute Möglichkeiten sind. Und ich weiß nicht, ob das besser wird. Ich hoffe mal, dass das wird. Aber wie gesagt, habe ich jetzt angefangen mit dieser Prokrastinationslist überhaupt erst mal zu gucken: Was sind denn die Sachen, bei denen es am allermeisten Sinn ergibt, dass ich da überhaupt mit drin hänge und dass ich da den ganzen Tag meinen Gehirnschmalz da reinstecke? Denn es ist nun mal so, dass ein Tag nur 24 Stunden hat und vor allem, was Aufmerksamkeit und so weiter angeht, ist es, wenn man mehrere Sachen am Laufen hat und auch größere Projekte und so weiter, da schwebt alles auch immer noch so halbunterbewusst im Kopf herum. Und das heißt, selbst wenn man jetzt nicht viel hat, was gerade aktiv ist, auch alle Sachen, die in der Zukunft sein werden, was man angeleiert hat, was noch so in den Sternen steht, was so halb abgesprochen ist, das sind alles Sachen, die so halbunterbewusst, überbewusst wie auch immer man das nennt, im Kopf herumschweben und damit Gehirnkapazität verbrauchen.

    [00:10:34.980] - Victoria Weber

    Und der durchschnittliche kreative Kopf oder auch, ich sage jetzt mal, unternehmerische Kopf arbeitet normalerweise natürlich sehr gut damit, dass überall offene Tabs offen sind. Deswegen gibt es ja anscheinend auch sehr viele ADHD-Menschen, die im Unternehmertum, auch im selbstständigen Bereich, im Solopreneur-Bereich unterwegs sind, wenn man einfach viel auch gleichzeitig eben immer hat. Aber da bleiben eben auch Sachen auf der Strecke. Und durch diese Prokrastinierliste bei Sachen, die ich immer wieder vor mir herschiebe, versuche ich gerade zu analysieren: Was sind denn Sachen, die sehr viele Anteile dieser Tätigkeiten haben? Und wenn ich die identifiziert habe, überlege ich mir: Muss ich das wirklich machen? Gibt es jemanden oder wollen wir diese Sache überhaupt weiterhin machen, damit das nicht irgendwie zur Problematik wird? Denn wenn man viele Sachen hat, also wenn man einen überdurchschnittlich großen Anteil hat von Sachen, die einfach nicht passen, dann kann dass die gesamte Sache, also das gesamte Business, in seinem Schwung sozusagen zu einer unangenehmen Verlangsamerung führen. Es gibt ein Buch, was sich relativ intensiv mit dem Thema beschäftigt. Es hat zwar eigentlich einen anderen Winkel, aber es geht schon tatsächlich im Prinzip sehr viel darum, Sachen wegzulassen. Das ist das englischsprachige Buch „10X is easier than 2X.

    [00:11:55.150] - Victoria Weber

    Und dazu gibt es auch einen eigenen Review im Podcast. Also das ist eine eigene Podcast-Folge. Und da ist die Geschichte, dass es eben darum geht, dass wenn man weiterkommen will, dass man einfach auch viel loslassen muss. Und dieses Loslassen, finde ich, persönlich ist bei mir sehr verknüpft mit dem, dass ich mir anschaue, was muss ich eigentlich quasi als Chef des Ladens für Sachen selber auf meiner Liste stehen haben und da sollten möglichst die Sachen stehen, in denen ich, ich sage jetzt mal, überdurchschnittlich engagiert im Flow und auch mit krassen Ergebnissen bestückt sind, weil das die Tätigkeiten sind, wo der Laden sozusagen am meisten vorankommt. Und wenn wenn ich als – das klingt immer alles so hochtrabend, aber so ist es halt – als Lenker der ganzen, also des Unternehmens, wenn ich da sitze und denke: „Boah, da habe ich keinen Bock drauf und hier noch und böbf, und das zu oft denke, dann leidet natürlich das ganze Ding runter. Deswegen beobachte ich das gerade und ich kann nicht das so ermutigen. Ich finde das superspannend, einfach mal so, ohne sich jetzt selber irgendwie negativ runterzumachen, dass man denkt: „Shit, jetzt bin ich hier schon wieder.

    [00:12:55.780] - Victoria Weber

    Welche Aufgaben sorgen denn dafür, dass du, keine Ahnung, scroll und die LinkedIn-App öffnest oder welche Fähigkeiten, welche Tätigkeiten sorgen dafür, dass du denkst: „Da muss ich mal hier die Spülmaschine ausräumen, wenn du im Homeoffice arbeitest. Da gibt es bestimmte Tätigkeiten, die das einfach so nach sich ziehen. Und klar, es gibt viele Sachen, die müssen ein bisschen einfach gemacht werden. Das ist einfach so, da kann man sie auch nicht verdrücken. Aber es gibt ganz viele Tätigkeiten, auch vor allem so Fitzelaufgaben, wo man sich ernsthaft mal, wenn man das sich so aufschreibt, fragen muss: „Boah, brauche ich das eigentlich? Hilft das eigentlich irgendwem, dass ich das weiterhin mache? Und das können ganze Content-Kanäle sein, das können Content-Formate sein, das können Projekte sein, das können bestimmte Dienstleistungen sein, das können kleine Produkte sein. Wenn du zum Beispiel Onlinekurse verkaufst, dass du in bestimmte Sachen einen überdurchschnittlichen Maintenance-Aufwand reinsteckst und nicht so viel rausholst. Also das können ganz, ganz viele Sachen sein, wo du merkst, boah, das steht irgendwie nicht in einem Verhältnis. Und bei mir äußern sich diese Sachen einfach super, wo super gut in Prokrastination. Und deswegen finde ich, dass es ein spannender Ansatz ist, denn klar, man kann sich auch immer einfach alles aufschreiben und sagen: „Ja, wie viel Geld verdiene ich hier?

    [00:14:07.740] - Victoria Weber

    Was mache ich da?, und so weiter. Aber ich gucke mir das Ganze jetzt aus einer Perspektive an von: Was sind eigentlich meine Fähigkeiten und worin gehe ich auch selber auf? Und so weiter? Und wie kann ich mehr davon in meinen Tag reinpacken und weniger von dem, worin ich sowieso nicht gut bin und was ich eh keinen Bock habe? Und sich diese Gedanken machen zu können, ist ja erst mal überhaupt schon der Megaluchses. Also das muss man sich erst mal so sagen, das mache ich ja in letzter Zeit sehr oft in diesem Podcast, dass ich mir denke: „Boah, wie cool ist das eigentlich, dass es diese Möglichkeit gibt, sich über so was Gedanken machen zu können? Deswegen bin ich ja nach wie vor absolut ultra begeistert von diesem Thema „Creator-Business, denn dass man sich selber nach und nach ein Business aufbaut, das nach den eigenen Stärken funktioniert und wo man viele Sachen sich quasi aussortieren kann, die nicht zu einem selber passen, das finde ich einfach so genial. Also „Boah, von daher bin ich einfach nach wie vor mega begeistert. Und ich weiß aber, dass der Weg dahin, wie ich das selber bei mir auch hatte und habe, nicht so einfach ist.

    [00:15:05.030] - Victoria Weber

    Das heißt, wie gesagt, nicht alles ist Glitzer und Ponyhof, aber so eine Liste ist einfach schon mal wirklich eine mega Hilfe, sich zu sagen: „Okay, ich habe jetzt die Sachen, die ich hätte machen sollen, die sind hier oben und die sind irgendwie nicht abgehakt. Und dann stattdessen sich mal wirklich anzugucken: „Was habe ich denn stattdessen eigentlich gemacht? Denn das schreibt man sich ja normalerweise nicht auf, sondern man macht das einfach und procrastiniert so fröhlich vor sich hin. Von daher, ich finde es mega aufschlussreich. Und wenn du das auch findest, poste gerne was zu diesem Thema und vertage uns bei LinkedIn, bei Insta, egal wo. Ich finde das mal mega spannend zu hören, ob das anderen Leuten auch so geht, ob das auch so hilft, denn das ist einfach so eine Sache. Megasimpel. Einfach Notiz eröffnen und einfach mal so ein bisschen aufschreiben, was man eigentlich so die ganze Zeit macht. Ist zwar, muss man sich erst mal so ein bisschen ehrlich mit sich selbst beschäftigen und sich das auch vorsichtig selber zugehen, aber ich glaube, mittelfristig wird das sehr, sehr, sehr viel bringen. Und ich habe schon nach wenigen Tagen bis Wochen – ich weiß gar nicht, wie lange ich das jetzt mache – das Gefühl: „Wow, das ist mega hilfreich.

    [00:16:02.250] - Victoria Weber

    Von daher bis jetzt kann ich so ein Ding voll empfehlen und kostet echt nicht viel Zeit. Super, du hast bis zum Ende gehört. Das war es mit dem Creator Way Podcast. Noch mehr mehr an der Szene und ein paar Sachen, die nicht alle kriegen, aber alle wollen, gibt es auf creatorway. De/newsletter. Bis zum nächsten Mal.

Victoria Weber
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